Kada dokazi postanu infrastruktura
Pitanje je stiglo u utorak. Ugovorna strana koja je sprovodila due diligence zatražila je osnov za jednu materijalnu tvrdnju iz izvještaja kompanije. Svi u kompaniji znali su da je tvrdnja razumna. Finansijski tim znao je odakle potiču podaci. Osoba zadužena za održivost sjećala se metodologije. Direktor se sjećao da je odobrio tvrdnju. Ali to znanje bilo je u ljudima, a ne u sistemu. Bilo je potrebno jedanaest dana da se odgovor rekonstruiše. Do tada se vremenski okvir transakcije već promijenio.
Razlika između posjedovanja dokaza i njihovog predočavanja
Većina organizacija negdje ima dokaze. U imejlovima. U tabelama. U sjećanju ljudi koji su bili prisutni. To nije isto što i imati sistem koji proizvodi dokaze kao uobičajen rezultat načina na koji se donose odluke. Prvo se može prikupiti kada neko zatraži.
Drugo postoji i prije nego što iko zatraži. Ta razlika nije vidljiva u svakodnevnom poslovanju. Postaje vidljiva kada stigne pitanje, a organizacija mora da bira između rekonstrukcije odgovora i njegovog jednostavnog predočavanja.
Kako organizacije tretiraju druge ključne sposobnosti
Savremene organizacije ne obnavljaju svoje finansijske kontrole svaki put kada dođe revizor. Ne sastavljaju sistem sajber bezbjednosti od nule nakon incidenta. Te sposobnosti predstavljaju infrastrukturu. One funkcionišu neprekidno, u pozadini, kao dio načina na koji organizacija posluje.
Niko ne pita da li su finansijske kontrole projekat ili reakcija. One su trajni uslov poslovanja. Dokazi se rijetko tretiraju na taj način. I dalje se posmatraju kao zadatak koji počinje tek kada počne provjera: prikupiti, objediniti, objasniti.
Zašto je rekonstrukcija skuplja opcija
Dokazi prikupljeni naknadno nose trošak koji dokazi nastali u trenutku događaja nemaju. Ljudi moraju da se prisjete šta se dogodilo. Zapisi se moraju pronaći, uporediti i datirati. Verzije se moraju usaglasiti. Odluke moraju objasniti ljudi koji možda više nijesu dio organizacije.
Čak i kada je rekonstrukcija poštena i pažljivo sprovedena, ona i dalje ostaje rekonstrukcija. Nezavisna strana nema načina da je razlikuje od zgodno oblikovanog narativa, osim ako je ne potkrepljuje nešto što je zabilježeno u vrijeme kada se događaj odigrao. Zato je vrijeme nastanka dokaza jednako važno kao i njihov sadržaj.
Šta infrastruktura znači u praksi
Dokazi postaju infrastruktura kada su ispunjena četiri uslova. Nastaju u trenutku kada se informacija ili odluka kreira, a ne naknadno. Vlasništvo je jasno: neko je odgovoran za svaku materijalnu tačku podataka i svaku tvrdnju. Provjera je ugrađena u proces, a ne dodata na kraju. Zapisi se čuvaju u obliku koji pokazuje šta je postojalo u trenutku donošenja odluke.
Ništa od ovoga ne zahtijeva određenu tehnologiju. Zahtijeva odluku da je odbranjivost dio načina na koji organizacija posluje, a ne nešto za šta se priprema jednom godišnje.
Zašto provjere postaju uobičajena praksa
Situacije u kojima organizacije moraju da potkrijepe svoje tvrdnje više nijesu rijetke. Angažmani na provjeri se šire. Kupci traže dokaze od dobavljača. Investitori i ugovorne strane ispituju upravljanje tokom due diligence procesa. Regulatori pažljivije razmatraju javne tvrdnje. Svaka od ovih situacija predstavlja trenutak u kojem se od organizacije traži da dokaže, a ne samo da tvrdi.
Dok su takve situacije povremene, rekonstrukcija predstavlja neprijatnost. Kada postanu uobičajene, rekonstrukcija postaje stalni trošak. U tom trenutku, jednokratna izgradnja ove sposobnosti je jeftinija od ponovne rekonstrukcije odgovora svaki put.
Prednost je neupadljiva
Organizacija sa ovakvom infrastrukturom spolja ne izgleda drugačije. Njeni izvještaji izgledaju slično. Njene politike izgledaju slično. Razlika se vidi u onome što se dešava kada stigne pitanje. Odgovara za nekoliko sati, umjesto za nekoliko sedmica.
Ne zavisi od toga ko se čega sjeća. Ne otkriva nedostatke tek kada joj se postave pitanja o njima. Ta razlika se rijetko pojavljuje u naslovima. Vidi se u brzini due diligence procesa, u izostanku kvalifikovanog nalaza, u ugovoru koji se obnavlja.
Pitanje koje svaki upravni odbor treba da postavi
Kada bi neko sljedeće sedmice osporio materijalnu tvrdnju iz vašeg posljednjeg godišnjeg izvještaja, kako bi vaša organizacija predočila odgovor? Da li bi ga pronašla? Ili bi morala ponovo da ga sastavi?
Ako je iskren odgovor da bi morala ponovo da ga sastavi, organizacija još nema infrastrukturu za dokaze. Ima dokaze koji zavise od toga ko je još dostupan da ih objasni. A infrastruktura, po definiciji, ne zavisi od toga.
Ostali blogovi
Dokaz se najskuplje pravi onda kada ga više nema
Može li vaša kompanija objasniti odluku koju je donijela prije tri godine? Pitanje je stiglo…
Kada dokazi postanu infrastruktura
Pitanje je stiglo u utorak. Ugovorna strana koja je sprovodila due diligence zatražila je…