Upitnik stiže u petak. Rok je ponedjeljak. Može li vaša kompanija dokazati svoje odgovore?

U petak popodne stigao je e-mail od međunarodnog kupca. U prilogu je bio upitnik o održivosti i poslovnim podacima. Nekoliko desetina pitanja. Rok za odgovor: ponedjeljak. Direktor ga je proslijedio finansijama. Finansije operacijama. Operacije dobavljačima.

Osoba zadužena za održivost pokušavala je da objedini odgovore. Pravni savjetnik provjeravao je formulacije. U nedjelju uveče kompanija je imala gotovo sve odgovore. Nije, međutim, mogla pouzdano utvrditi ko stoji iza svakog od njih.

Problem rijetko nije u podacima

Kompanija je imala većinu onoga što je upitnik tražio. Potrošnja energije postojala je u računima. Podaci o zaposlenima u kadrovskoj evidenciji. Ugovori s dobavljačima u arhivi. Podaci nijesu nedostajali. Nedostajalo je nešto drugo: pouzdan odgovor na pet pitanja koja stoje iza svakog materijalnog odgovora u upitniku. Pet dana je ovdje primjer jedne moguće situacije, a ne univerzalno pravilo. Rokovi i upitnici razlikuju se od kupca do kupca. Ipak, pitanja koja slijede pojavljuju se u gotovo svakoj ozbiljnoj provjeri poslovnih podataka.

Pet pitanja iza svakog odgovora

1. Porijeklo
Iz kojeg izvora podatak potiče i kako je nastao?
Ne samo “od finansija”, nego iz kojeg sistema, dokumenta, evidencije ili mjerenja.

2. Vlasništvo
Ko je odgovoran za njegovo dostavljanje i održavanje?
Ne ko ga je poslao e-mailom, nego ko za njega odgovara.

3. Provjera
Ko je provjerio njegovu tačnost i metodologiju?
Da li ga je neko osim osobe koja ga je unijela pregledao i može li se ta provjera pokazati?

4. Obuhvat
Na koji period, organizacionu cjelinu i metodološki okvir se podatak odnosi?
Jedna lokacija ili cijela kompanija? Kalendarska ili poslovna godina? Razlika često odlučuje da li je podatak uporediv i upotrebljiv.

5. Odobrenje
Ko je ovlašćen da potvrdi i koristi taj podatak u ime kompanije?
Ko je imao ovlašćenje da kaže: ovo šaljemo kupcu?
Iza svakog materijalnog odgovora, bilo da je izražen brojkom ili izjavom, trebalo bi da postoji odgovor na ovih pet pitanja.

Šta se dešava kada niko nema cijelu sliku? U većini kompanija znanje je raspoređeno. Finansije znaju odakle dolazi račun. Operacije znaju kako se mjeri potrošnja. Osoba zadužena za održivost zna koju je metodologiju koristila prošle godine. Direktor se sjeća da je odobrio nešto slično. Nijedna osoba nema cijeli lanac. Zato odgovor nastaje kao kompromis: neko procijeni, neko dopuni, neko ublaži formulaciju. Odgovor može biti tačan. Ali kupac prima dokument iza kojeg ne stoji provjerljiv trag.

Posljedice uglavnom nijesu dramatične. Praktične su:

kupac može tražiti dodatna pojašnjenja
rok se može produžiti, a kompanija postati zahtjevniji dobavljač nego što bi trebalo
uprava i zaposleni troše dane na rekonstrukciju umjesto na posao
odgovori iz jednog ciklusa ne moraju biti usklađeni s odgovorima iz sljedećeg

Nijedna od ovih stavki ne izgleda kao kazna. Zato se rijetko računa kao trošak.

Gdje se spremnost zaista gradi? Kompanije koje na ovakav zahtjev odgovaraju mirno ne rade ništa drugačije u petak. Rade drugačije mjesecima prije petka. Praktično, to znači nekoliko stvari koje ne zahtijevaju ni veliki budžet ni novi softver. Imenovati odgovornu osobu za svaki materijalni podatak. Jedna imenovana osoba za svaki materijalni podatak ili grupu srodnih podataka. Ne cijelo odjeljenje. Zapisati odakle podatak dolazi.

Izvor, metodologija i period treba da budu evidentirani kada podatak nastane, a ne tek kada ga neko zatraži. Odvojiti unos od provjere. Nije potrebna složena kontrola. Potrebno je da druga osoba provjeri podatak i da se ta provjera zabilježi. Odrediti ko odobrava odgovore prema vani. Ovlašćenje za potvrđivanje podataka i slanje odgovora treba definisati unaprijed, a ne u nedjelju uveče. Sačuvati verziju koja je poslata. Šta je rečeno kupcu, kada i na osnovu čega? Koje su informacije korišćene i ko je odobrio konačan odgovor? Sljedeći upitnik može postaviti isto pitanje. Kompanija ne bi smjela svaki put da počinje od početka. Nijedna od ovih stavki nije dramatična. Ali zajedno čine razliku između kompanije koja odgovor sastavlja i kompanije koja ga pronalazi.

Odgovor se ne stvara u tri dana

Kada kupac pošalje upitnik, u kompaniji se ništa ne može izgraditi. Može se samo otkriti šta je već izgrađeno. Ako je sistem postojao, odgovor se pronalazi u njemu. Ako nije, odgovor se rekonstruiše iz sjećanja, e-mailova i tabela. Obje kompanije mogu poslati isti odgovor u ponedjeljak ujutro. Ali samo jedna od njih može isti odgovor ponoviti za godinu dana, na isti način, uz istu dokaznu osnovu. Nije dovoljno odgovoriti kada neko pita. Treba moći pokazati kako je odgovor nastao.

Pitanje koje bi svaka uprava trebala postaviti danas

Kada bi vam u petak stigao upitnik međunarodnog kupca:
Ko bi bio odgovoran za svaki podatak u odgovoru?
Gdje bi pisalo odakle dolazi?
Ko bi ga provjerio, a ko odobrio?

Ako odgovor na bilo koje od tih pitanja nije jasan, problem nije u upitniku. Problem je u tome što se odgovor još uvijek stvara onda kada se pita. Upitnik ne stvara problem. On ga samo čini vidljivim. Rok za odgovor može biti tri dana. Rok za izgradnju sistema koji taj odgovor omogućava mnogo je duži.

Ostali blogovi

Posted By Mehmed